I pericoli di avere troppi dati

Al giorno d’oggi, con tutta la tecnologia a disposizione e la possibilità di acquistare dispositivi di immagazzinamento dati a poco prezzo, la citazione con cui abbiamo aperto questo post risulta davvero calzante.

Dieci o quindici anni fa, sembrava praticamente impossibile riempire un disco rigido da 20 gigabyte. La nostra musica, i video e le foto, tutto ciò che avevamo poteva benissimo starci in qualche disco ottico  (in quelli da 650 MB ci entrava di tutto!). Oggi, invece, i centinaia di giga che abbiamo su PC, smartphone e tablet non sembrano essere sufficienti per noi, e quindi acquistiamo degli hard disk esterni o dello spazio su cloud per immagazzinare i dati che continuiamo ad accumulare. Naturalmente è un bene avere la possibilità d’immagazzinare ciò che vogliamo; tuttavia, il progresso tecnologico potrebbe portare più problemi che vantaggi.

Troppi dati da immagazzinare e da fare il backup

Il primo e principale problema è proprio l’immagazzinamento. L’accesso a Internet, praticamente costante, la disponibilità e il basso costo dei dispositivi dove salvare i dati, ci rendono praticamente dei collezionisti di tutto ciò che ci sembra importante: film, musica, foto, software, insomma, una varietà infinita di file che vanno a finire nei nostri hard disk interni ed esterni, riempiendo in breve tempo lo spazio disponibile e costringendoci a comprare altri dispositivi dove salvare i nuovi file. Un giorno, però, quanto uno dei nostri hard disk inizierà a dare problemi, cominceremo a chiederci in che modo possiamo proteggere i dati. Ovviamente la risposta (diciamo l’unica) è effettuare un bel backup, ma ci vuole troppo tempo, soprattutto se abbiamo un gran numero di piccoli file (e sicuro che è così) e probabilmente sarà anche necessario spendere una somma extra. Tra l’altro, nessuno ci garantisce che il nuovo hard disk non si rompa subito dopo averci messo tutti i dati. Si può sempre optare per un sistema RAID, ma costa una fortuna.

Esiste un’alternativa, i servizi su cloud: immagazzinamento dati, alta affidabilità, accesso ovunque e da qualsiasi dispositivo con connessione a Internet, tutti vantaggi che potrebbero rendere il cloud la soluzione perfetta. In realtà, può andar bene per chi non ha problemi a spendere o chi ha pochi dati. Ad esempio, il servizio DropBox offre gratuitamente 2 GB di spazio, altri servizi offrono dieci o venti volte tanto, ma bisogna essere disposti a pagare. Se vogliamo effettuare il backup di mezzo terabyte con un account DropBox, si arriva a 600 dollari. E solo per un anno. Naturalmente, si possono creare più account che danno a disposizione ognuno dei giga gratuiti, ma non è un sistema così comodo.

Troppi dati da spostare

Secondo problema: ci sono troppi dati da trasferire. Se abbiamo un iPhone o un Mac, in poco tempo si può svolgere questo compito attraverso le impostazioni di backup di default, ma può essere più difficile trasferire tutti i dati da un vecchio PC con Windows XP a un altro dispositivo con Windows 8, soprattutto se bisogna spostare molti file. Il modo più semplice è stabilire una connessione peer-to-peer con connessioni wireless o di rete veloci. Ma comunque non risolve il problema che molto spesso ci troviamo ad affrontare: tutti i file si trovano da qualche parte sugli hard disk, ma non sappiamo dove esattamente. Se invece riusciamo a ricordare dove si trovano tutti i file sul computer, o abbiamo una memoria incredibile o siamo eccessivamente ordinati. In tutti gli altri casi, ci vorrebbero ore, se non giorni, per rintracciare i file che vogliamo e trasferirli da un dispositivo ad un altro.

In ogni caso, dopo aver scartabellato ogni cartella, preso i file di cui abbiamo bisogno e trasferito il tutto sul nuovo dispositivo, dobbiamo disfarci di tutto ciò che non ci serve e sicuramente ci verrà in mente qualcos’altro assolutamente indispensabile da salvare!  Un problema in più!

I dati, prima o poi, inizieranno a prendere il sopravvento su di noi #consigli #sicurezza

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Troppo da perdere

Come sappiamo bene, più cose abbiamo, meno ce ne preoccupiamo. E lo stesso vale per i nostri dati. Accumuliamo tutti i film che ci piacciono e la musica (anche se poi ascoltiamo certi brani una volta sola), riempiamo cartelle su cartelle di foto, documenti, giochi e strumenti. Siamo convinti che finché si trovano sul dispositivo con cui lavoriamo, saranno al sicuro.

Ma non è così. Come abbiamo detto anche prima, un hard disk moderno può dare problemi in qualsiasi momento. E lo stesso vale per tutto il resto: cartelle che accidentalmente vanno a finire nel Cestino, documenti importanti che spariscono dal computer (perché abbiamo fatto click su “Riscrivi file”) e chissà cos’altro potrebbe accadere ai nostri dati. Non dimentichiamoci poi di cryptolocker e wiper che possono distruggere in un secondo tutto ciò che abbiamo salvato e non potremo recuperare nulla. Se perdere una foto divertente di Justin Bieber è poca cosa, perdere dei dati sensibili e importanti potrebbe essere un vero disastro.

Cosa possiamo fare?

La soluzione più estrema sarebbe eliminare completamente tutti i dati, altrimenti i dati finiranno per prendere il sopravvento. Tuttavia non è così facile, per cui lasciamo per il momento questo consiglio a coloro che hanno una spiccata attitudine zen. Ma passiamo a consigli un po’ più pratici e realistici.

Ritornando alla pulizia, è più facile mettere tutto in ordine man mano che salviamo i dati, invece di trovarci più di mezzo terabyte da analizzare e dover decidere cosa cancellare. Anche adottando questo metodo, comunque poi ci sarà bisogno di una bella pulizia prima o poi. Sì, ci vuole tempo e pazienza, ma dopo saremo contenti di averlo fatto nel momento in cui dobbiamo trovare qualcosa in concreto.

In secondo luogo, dobbiamo disfarci di tutti i file inutili. Lavorando con un dispositivo, il sistema si riempie di file di vario tipo che magari non useremo mai o di cui neanche ne veniamo a conoscenza, come documenti e file multimediali duplicati, copie cache, vecchie versioni di strumenti e giochi. Può essere utile servirsi di alcuni programmi che si occupano di trovare automaticamente i file duplicati e di eliminare copie cache o file non utilizzati lasciati da qualche software ormai cancellato. Il resto possiamo farlo da noi. Ad esempio, c’è un modo semplice ma efficace di trovare i file di grosse dimensioni non utilizzati: basta filtrare i dati per dimensione e per la data di utilizzo. Eliminando ciò che non usiamo da tanto tempo, possiamo ottenere spazio extra, che può arrivare dai 10 ai 20 gigabyte.

Altra cosa: mai salvare tutto in locale. Scaricare tutto da Internet al PC poteva andare bene 15 anni fa. Ora, con Internet ad alta velocità a prezzi davvero accessibili, non è più necessario: possiamo vedere un telefilm o ascoltare il nuovo album del nostro cantante  preferito direttamente online. Per quanto mi riguarda, neanche ricordo l’ultima volta che ho ascoltato musica offline. In ogni caso, al giorno d’oggi, si può scaricare qualcosa da Internet molto velocemente, quindi non è affatto necessario accumulare.

Infine, dobbiamo organizzare i dati e proteggerli nella maniera adeguata. Dopo aver fato pulizia sui dispositivi d’immagazzinamento, è consigliabile dividere i file per tematiche: lavoro, casa, file privati, archivi, ecc. Ovviamente, più la tematica è importante, più sarà necessario adottare delle misure di protezione robuste. Ad esempio, potrebbe risultare necessario effettuare delle scansioni di alcuni documenti bancari, dati importanti o privati e le password dovrebbero essere salvate in locale su un dispositivo che non colleghiamo a Internet. Si può anche optare per la crittografia dei dati, se necessario. Inoltre, l’ideale sarebbe fare una copia dei file su un DVD protetto anch’esso da crittografia, non si sa mai. Dall’altro lato, i file con cui lavoriamo e che non contengono dati di certo valore per i cybercriminali possono essere salvati su cloud: in questo modo, potremo accedervi in qualsiasi momento praticamente da qualsiasi dispositivo. Gli archivi possono essere salvati ovunque, ma è meglio immagazzinarli su un hard disk esterno, che costa poco e in questo modo non togliamo spazio al disco rigido o alle unità SSD.

Sappiamo che tenere sempre tutti i file in ordine, senza che si accumulino nello spazio a nostra disposizione, è un compito arduo. Ma ne vale la pena: quando ci toccherà eseguire un upgrade del dispositivo o trasferire tutti i file da un computer ad un altro, ci renderemo conto che non si è trattato di tempo perso. Per capire la differenza, basta aprire un hard disk dove abbiamo messo tutti i file alla rinfusa e poi cerchiamo di dimezzarne il contenuto, lasciando ciò che è davvero indispensabile. Bella sensazione, eh?