Smart working: portare a casa il pc non basta!

Poco più di un mese fa, esattamente il 23 Febbraio, il governo con un decreto emergenziale ha congelato la normativa sul lavoro agile (81/2017) e consentito alle aziende di far lavorare da casa i propri dipendenti per garantire la continuità delle attività di business senza il vincolo dei normali adempimenti burocratici.

Questo provvedimento d’urgenza ha però di fatto aperto il “Vaso di Pandora” della maggior parte delle aziende italiane, che si sono dimostrate gravemente impreparate dal punto di vista tecnologico e costrette a correre ai ripari in fretta e furia, acquistando laptop e licenze software, ma trascurando aspetti cruciali come la protezione dei propri dati.

Lavoro da casa e smart working: trova la differenza

Mi occupo di Smart Working da più di 5 anni ma mai come nelle ultime settimane questa parola è stata usata e abusata da giornali, post sui social, radio e televisioni. Credo sia utile quindi fare chiarezza nell’affermare che il lavoro agile (traduzione in italiano non felicissima) sia molto più che lavorare da casa che rimane, al netto della situazione straordinaria, una delle possibilità date al lavoratore di scegliere il luogo dal quale lavorare.

Lo smartworking è invece una “nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”; un vero e proprio nuovo modo di lavorare che fonda le sue basi su 3 pilastri : Tecnologia, Spazi di lavoro, e organizzazione.

Quali sono le tecnologie che servono per lavorare smart? 10 tool must have

L’Italia ha un livello di competenze digitali nettamente sotto la media europea; da una ricerca eurostat del 2019 si evince che nel 2019 solo il 49% possiede competenze digitali almeno di base, con una media Europa al 66%.

C’è quindi una grande opportunità per le aziende per trasformarsi e colmare questo gap. Qui di seguito vediamo alcuni tools per abilitare lo smart working.

1. Connettività
   Vi sarete resi conto di quanto le linee telefoniche di casa non siano adatte per sostenere un forte aumento nell’utilizzo della banda.
2. Laptop
   Sembrerà banale ma il primo strumento con cui dotare tutti gli smart worker è un pc portatile. Tantissime aziende dotano ancora i propri dipendenti di computer fissi e sfido chiunque e portarselo in giro, nello zaino.
3. Voip Phone
   Letteralmente Voice Over IP, un centralino virtuale che permette di ricevere chiamate al proprio numero interno ovunque voi siate.
4. Web e Video Conference
   Acquistare uno strumento professionale per i meeting virtuali e delle attrezzature che in azienda consentano di migliorare l’esperienza di condivisione come ad esempio sistemi di video conference o monitor touch screen con videocamera
5. Vpn
   Dotarsi di una Virtual Private Network ovvero la possibilità di avere accesso alla rete aziendale da remoto e in piena sicurezza
6. Cloud Storage
   Digitalizzare tutti i documenti utilizzando anche sistemi di archiviazione digitale. Tutto questo sempre in un sistema integrato con la VPN e quindi non accessibile da utenti non autorizzati
7. Calendar condiviso e presenze
   Come faccio a sapere se un mio collega è impegnato se non è in ufficio? Calendar condiviso e policy sulla presenza: un semaforino che a seconda del colore ti dice se una persona è disponibile o meno
8. Booking System
   Le sale riunioni sono sempre occupate anche per meeting di solo due persone. Per questo motivo un Booking System può aiutare a gestire meglio le prenotazioni, consigliando la sala più adatta alla tipologia di meeting e risolvendo il problema del “no show” ovvero chi prenota una sala e poi non si presenta
9. Tool di Project management
   Per gestire un progetto o dei semplici task senza continuare a telefonare al collega per sapere lo stato di avanzamento esistono dei semplici tool che permettono di comunicare, inserire file, assegnare task e darsi delle scadenze.
10. Security & Firewall
    Una soluzione di sicurezza affidabile su tutti i dispositivi su cui si trovano dati aziendali è in questo contesto indispensabile

Per sostenere la business continuity e lo smart working durante questo difficile momento, Kaspersky propone le proprie soluzioni sicurezza per Endpoint avanzate ed integrate con funzionalità EDR per una protezione a 360°.

Serve ancora l’ufficio?

Fortunatamente la tecnologia ci permette di lavorare in mobilità internamente ed esternamente all’ufficio e di rompere quindi la catena virtuale che ci lega alla scrivania. La situazione che stiamo vivendo ci sta facendo però capire quanto la casa non sia il luogo ideale dove poter lavorare e quanto sia importante incontrarsi.

L’ufficio non sparisce ma cambia, si passa quindi da un modello basato sulla postazione assegnata a un modello sharing desk basato sulle attività da svolgere.

Questo nuovo paradigma è chiamato activity based working e racchiude in 4c le attività prevalenti che avvengono al lavoro ovvero :

• Concentrazione
• Collaborazione
• Comunicazione
• Contemplazione

Le persone non hanno più una postazione assegnata ma si muovono all’interno e all’esterno dell’ufficio in più ambienti, progettati in base alle diverse attività da svolgere.

Come faccio a sapere se le persone lavorano quando sono a casa?

Dal punto di vista organizzativo si profila la sfida più grande, quella culturale: un’evoluzione in cui i manager rivestono un ruolo fondamentale, poiché da essi ne dipende il successo o l’insuccesso.

Tanti imprenditori, hr, e top manager di aziende che non facevano smart working prima di coronavirus e si sono trovati costretti in questa fase emergenziale a sperimentare il lavoro da casa si trovano impreparati, e mi fanno domande di questo tipo:

“Come faccio a sapere se i miei dipendenti lavorano effettivamente 8 ore?” o ancora “Come posso mantenere il controllo e la supervisione delle attività svolte?”

A queste domande così semplici, a cui rispondo provocatoriamente chiedendo loro se, quando lavorano dall’ufficio, stanno a controllare se tutti lavorano effettivamente 8 ore o meno , mi fanno capire la scarsa cultura manageriale delle aziende italiane e la grande diffusione di pratiche di gestione delle risorse basate sul micromanagement : ti assegno un task e controllo se l’hai eseguito.

Se il vostro più grande cruccio in questo momento è controllare i vostri dipendenti vi do una buona notizia, potete usare i tool di project/task management di cui parlavo prima assegnando microtask e scadenze ravvicinate e passando la giornata a controllare il lavoro dei vostri colleghi e riempiendovi l’agenda con video-call di allineamento.

C’è però una cattiva notizia: se è questo l’approccio che avete nell’essere “capo”, nell’essere manager, presto sarete sostituiti da un algoritmo, da un A.I. che saprà riallocare in modo più efficiente i task.

Questo non vuol dire che non serva valutare e misurare i risultati di un collaboratore, di un team o di una BU; esistono dei modelli di performance management come ad esempio l’OKR reso famoso da Larry Page, il co-founder di google che dice : “OKRs have helped lead us to 10x growth, many times over. They’ve helped make our crazily bold mission of ‘organizing the world’s information’ perhaps even achievable. They’ve kept me and the rest of the company on time and on track when it mattered the most.”

È cruciale quindi una transizione da una leadership basata sul controllo a una gestione dei collaboratori che implichi fiducia, responsabilità e soprattutto autonomia: si passa dall’essere sergenti che controllano a diventare coach che motivano e allenano le competenze dei propri colleghi.

La chiave per il successo è coinvolgere le persone

La transizione dai vecchi ai nuovi modelli è un percorso che deve essere accompagnato partendo dal commitment del top management ma anche coinvolgendo il più possibile tutta l’organizzazione. Per avere successo, occorre mettere in atto un processo di change management, che preveda un piano di comunicazione, momenti di ascolto e un percorso formativo per manager e smart worker.

Innovazione: è la volta buona?

Il coronavirus già dell’esperienza cinese è stato definito da Bloomberg il più grande esperimento al mondo di remote working. Ora le aziende non hanno più scuse nemmeno in Italia, un paese culturalmente avverso al cambiamento e con un gap digitale rilevante rispetto ad altri paesi. Sta a loro sapersi rinnovare utilizzando questa occasione per lavorare in un modo nuovo, più tecnologico, più sicuro, più Smart.